IL FAX: COME SCRIVERE LA COPERTINA PRIMA DELL'INVIO

Arrivano numerose domande su come scrivere un fax.
Dal momento che il fax è usato ormai solo per inviare documenti ufficiali, mappe e altre cose che per qualunque motivo non si adattano alla posta elettronica, inserisco solo consigli per scrivere la copertina (detta anche fax cover) di accompagnamento.

La copertina: a che serve

In ogni azienda, studio professionale o redazione giornalistica arrivano ancora molti fax: spesso il punto di raccolta è comune a più persone (magari è la postazione del centralinista), dunque la copertina servirà a non far perdere il nostro documento tra gli altri e a chiarire subito a chi è destinato.

Anche se la "macchina" inserisce in ogni pagina il nome e numero del mittente, il destinatario cercherà il mittente e altre informazioni nella prima pagina, quindi di fatto è opportuno riassumerle tutte nella benedetta copertina o fax cover. A proposito...lo sapevate? fax deriva da facsimile.

I nove elementi indispensabili (+ un consiglio)

1.Data e luogo di partenza
2.Mittente (organizzazione d'appartenenza e persona )
3. Numero di fax del mittente
4.Destinatario (organizzazione di appartenenza, seguita dall'indicazione all'attenzione di: + nome e cognome della persona)
5. Numero di fax del destinatario
6.Oggetto dell'invio
7. Numero delle pagine di cui è composto il fax, inclusa la copertina
8. Note, ovvero: motivo dell'invio, raccomandazioni, aspettative per il seguito, saluti. Se il fax è stato scritto al computer, i saluti e la firma dovrebbero essere aggiunti a mano.
9. Di solito si aggiunge anche una frase tipo: In caso di ricezione difettosa (o 'se il fax non è leggibile'), richiamare il numero..., seguita dal numero diretto di colui che materialmente ha inviato il fax. Ovvero se il fax è inviato dall'avvocato, ma fisicamente spedito dalla sua segretaria, il numero da inserire sarà quest'ultimo.

Il consiglio:se la vostra organizzazione ha una grafica coordinata, realizzate anche la fax cover secondo gli stessi criteri: logo, colori aziendali, format...Se non ci avevate ancora pensato, chiamate il vostro grafico di fiducia che in poco tempo vi confezionerà una copertina coordinata. Sono punti in più per la vostra immagine!
Attenti solo a non esagerare con i fondini, perché allungano i tempi di trasmissione e consumano il toner del destinatario, che non ne sarà troppo contento.

Cosa scrivere nelle note

Si tratta di poche righe che spiegano perché mandiamo quel documento, cosa ci aspettiamo che ci faccia il destinatario, e aggiungono i nostri saluti. Dovrebbero essere davvero molto sintetiche.

Un esempio:

Roma, 4 settembre 2006

DA: Paolo Rosati - Studio Vanzetti Associati - Roma -
fax n. 06/7777777
A: Legnotech spa - Milano - fax n. 02/44444444
All'attenzione di : Architetto Luca Bianchini
Oggetto: Invio mappa catastale del fabbricato di cui al "PROG1"
Pagine totali inclusa la presente: 2

Note:
Ti invio la mappa come da accordi telefonici.
Ti consiglio di attendere conferma del passaggio di proprietà prima di procedere con le misurazioni.
Mi rifarò vivo io con tutte le informazioni tramite email entro mercoledì.
Cordialità, buon lavoro
Paolo (firma e saluti a mano).

In caso di ricezione difettosa, chiamare il numero 06/77778999