CARE ABOUT YOUR READER!

Abbi interesse per il tuo lettore! Immaginalo mentre leggerà il tuo scritto, immagina la sua scrivania. Magari il telefono squillerà o la segretaria entrerà nella stanza. Cosa può richiamare la sua attenzione? Come essere sicuri che il messaggio gli arrivi, anche se va di fretta?

Ecco 6 regole utili per "prendersi cura del proprio lettore" per quanto riguarda...

L'aspetto visivo della lettera

  1. La pagina deve essere ariosa. Il margine sinistro deve essere più ampio del destro (consiglio: almeno 3 cm il primo e almeno 2,5 il secondo). Il margine superiore deve essere più ampio di quello inferiore (possono valere le stesse cifre già dette).
  2. I paragrafi devono essere separati tra di loro, o per mezzo di un "rientro prima riga" da 1,25 cm (è una funzione prevista da Word) o, meglio ancora, per mezzo di un salto di riga. E' sconsigliabile adottare tutte e due le soluzioni.
  3. Le frasi o le parole più importanti devono essere evidenziate in grassetto. Non esagerare però, perché nel grassetto "si alza la voce". E chi grida sempre, è un maleducato! I grassetti, ben dosati, sono utilissimi per offrire al tuo lettore frettoloso dei "ganci" a cui appigliarsi. Scegli le frasi in grassetto in modo tale che, se rilette velocemente da sole, possano già fornire un'idea precisa del contenuto.
  4. Gli elementi come data, firma, indirizzo del destinatario, devono essere allineati con un criterio. La regola prescrive: data, indirizzo del destinatario e firma allineati a destra. Oggetto e eventuale numero di protocollo allineati a sinistra. Se la tua pagina è ordinata, la prima impressione di chi legge sarà buona, il contenuto sembrerà più affidabile.
  5. Usa un carattere tradizionale, evita quelli fantasiosi e adotta un corpo leggibile (non meno di 10).
  6. Usa il carattere corsivo con appropriatezza, seguendo le regole condivise e non perché "ci sta bene". Usa il carattere sottolineato meno possibile, anzi consiglio di non usarlo affatto. E' di aspetto sgradevole e non aiuta ad enfatizzare i concetti. Per questo c'è già il grassetto.